Są wyniki audytu w UM Wodzisławia. Będą awanse i nowy system motywacyjny

Zdaniem prezydenta Wodzisławia, audyt personalny to kolejny krok w kierunku poprawy usług urzędu. - Jego celem nie była redukcja zatrudnienia, zresztą wyniki audytu pokazały, że nie jest to konieczne. Zależało nam natomiast na wyodrębnieniu tych sfer działalności urzędu, które mogą być udoskonalone, których poprawa wpłynie na usprawnienie obsługi mieszkańców - podkreśla Mieczysław Kieca.

Na zlecenie wodzisławskiego samorządu audyt prowadziła katowicka firma konsultingowa Grupa Gumułka. Jej wiceprezes Jarosław Piotrowski zaznacza, że wyniki audytu potwierdziły wiele mocnych stron urzędu. Są to na pewno jasność działań i nastawienie na klienta, który zastąpił dotychczasowego petenta. Zmiana postawy pracowników urzędu. - Docenić trzeba też brak istotnych przerostów w zatrudnieniu oraz podejmowanie przez władze miasta niełatwych decyzji, jak choćby włączenie w struktury urzędu Straży Miejskiej. Wszystko to sprawia, że jednostka nie stoi w miejscu, ale wychodzi naprzeciw dynamicznie zmieniającemu się otoczeniu – podkreśla audytor.

W ramach audytu zbadano kompetencje, zakres obowiązków i jakość pracy wszystkich urzędników magistratu, zarówno kadry kierowniczej jak i szeregowych pracowników. - W efekcie uzyskaliśmy czytelną informację, którzy pracownicy są maksymalnie obciążeni pracą, a którym zakres zadań można jeszcze znacząco poszerzyć. Dzięki audytowi wyselekcjonowaliśmy 24 najlepszych pracowników, dla których przygotujemy ścieżki pionowego i poziomego awansu – wylicza Mieczysław Kieca.

Audytorzy korzystali z różnych technik badawczych. Oprócz analizy dokumentów, indywidualnych rozmów z pracownikami i badania kwestionariuszowego, zastosowali również analizę porównawczą funkcjonowania i struktury urzędu w zestawieniu z urzędami z podobnych miast regionu. To ostatnie narzędzie dało np. odpowiedź, jak kształtuje się wskaźnik zatrudnienia w wodzisławskim urzędzie. Jest on niższy od średniej zatrudnienia ze wszystkich miast i wynosi 3,29 etatu na 1000 mieszkańców (średnia dla wszystkich porównywalnych miast wyniosła 3,48).

Ważną częścią rekomendacji audytorów jest wprowadzenie systemu motywacyjnego w urzędzie. - Będziemy dążyć do wprowadzenia badania satysfakcji klientów, narzędzia już dość powszechnego w sektorze firm, ale jeszcze stosunkowo mało rozpowszechnionego w samorządach – podkreśla prezydent Kieca. - Pracownicy zostaną objęci systemem motywowania płacowego, w zależności od zakresu zadań i efektów ich pracy. Jeśli będą się wyróżniać, będą mogli liczyć na awans, zgodnie z opracowaną wczesnej ścieżką awansu zawodowego i programem sukcesji na stanowiskach pracy.

Innym typem zaleceń pokontrolnych są te związane z jakością pracy i obsługi mieszkańców. W raporcie z audytu znalazły się sugestie dotyczące wygospodarowania w siedzibie urzędu pomieszczenia dla matek z dziećmi, a także do obsługi tych klientów, którzy nie chcą o swych problemach opowiadać przy innych. Audytorzy sugerują również wypracowanie metod zastępowania pracowników podczas ich przerw na posiłki. W ramach audytu zbadano również przegląd lokalowy oraz sposób gospodarowania mieniem . Ocenie poddano również funkcjonujące w urzędzie rozwiązania informatyczne.

Wdrażanie kilkudziesięciu rekomendacji audytora rozpocznie się już w styczniu. W pierwszych tygodniach 2013 roku prezydent omówi wyniki badania z poszczególnymi naczelnikami i kierownikami. W ich efekcie do końca marca zostaną opracowane konkretne propozycje modyfikacji w funkcjonowaniu urzędu wraz z harmonogramem ich realizacji. - W czerwcu dokonamy pierwszego podsumowania efektów wprowadzanych zmian. Jeśli okaże się to niezbędne, wprowadzimy niezbędne korekty. Równolegle przez cały czas będziemy prowadzić szkolenia dla kadry kierowniczej z zarządzania zasobami ludzkimi – zapowiada prezydent.

Jak mówi Jarosław Piotrowski, samorządy coraz częściej korzystają z usług audytu personalnego. - Prezydenci i burmistrzowie zdają sobie sprawę, że w czasie spowolnienia gospodarczego i kłopotów finansowych samorządów warto starannie przeanalizować strukturę zatrudnienia i podjąć decyzję o niezbędnych zmianach organizacyjnych czy personalnych. Na wynikach audytu korzystają też sami pracownicy. Otrzymują obiektywne dane na temat swoich umiejętności i posiadanych kompetencji. Dowiadują się, w jakich dziedzinach powinni się dokształcić i szkolić. Dostają precyzyjne zakresy obowiązków – podkreśla Jarosław Piotrowski.